Reuniones efectivas
¿Cómo garantizar su efectividad?
Las reuniones efectivas son necesarias. Hay personas que disfrutan las reuniones, les gusta realizarlas. También hay personas que las odian o incluso que les da absolutamente lo mismo, les es indiferente. Lo que sí esta claro es que las reuniones han sido, son y seguirán siendo una de las herramientas más importantes y necesarias para el trabajo en equipo y la comunicación en los negocios.
Sin embargo, pocas son las organizaciones que realizan realmente reuniones con una metodología ágil y efectiva, con los objetivos y las responsabilidades claras y bien desarrolladas, con el seguimiento de los compromisos y planes de acciones. Por ello, comparto sólo 3 puntos, los cuales considero vitales, para lograr que tus reuniones con el equipo sean provechosas:
- NO te reúnas si no es necesario. Y reúne solo a aquellas personas que realmente están implicadas en el objetivo final. Puede incluso que las reuniones tengan una periodicidad pero que no siempre tengan que acudir las mismas personas a todos y cada uno de los encuentros. Para ello, es importante desarrollar y compartir el orden del día y a posteriori el acta de la reunión. Y oye, que si no es necesario en este momento la reunión, apóyate en la tecnología para no perder el tiempo y mantener el equipo informado y trabajando en tareas productivas.
- Modera la reunión de forma ordenada y planificada. Identifica las tareas y compromisos para llegar al objetivo común y asegúrate de que todos y todas conocen estos aspectos y la razón por la que son necesarios como parte del equipo en las reuniones. Mantén la escucha activa de las diferentes opiniones y puntos de vista y deja constancia de las decisiones en un acta que permita ser consultado y seguido más adelante. Incluye estas fases como moderador:
- Inicio: comienzas a crear el acta, anotar la fecha, los asistentes y a agendar la siguiente reunión.
- Desarrollo: trata los temas de la agenda por prioridad de importancia, identifica las acciones con responsables y plazos.
- Cierre del acta: antes de terminar, lee en voz alta los acuerdos escritos en el acta y cuando todos estén de acuerdos se aprueba la misma y se termina la reunión.
- Publicación del acta: envía el acta aprobado por todos tanto a los asistentes como a las personas interesadas en seguir dicho objetivo.
- Persigue los compromisos adquiridos. Si no nos tomamos en serio las acciones y los plazos, la desconfianza y credibilidad de las reuniones se pierde. A veces tenemos que hacer gran hincapié y perseguir a los equipos y personas para que se comprenda la importancia de cumplir con los compromisos. Para ello, es necesario escuchar, acompañar y colaborar. Todos tenemos mucho trabajo pendiente siempre, pero correr y saltarnos los pasos es pan para hoy y hambre para mañana.
Estos 3 puntos te ayudarán a crear una cultura de reuniones enfocadas y efectivas. ¿Qué otras recomendaciones conoces? Escríbeme en los comentarios para compartirlo.